Comment rédiger un cahier des charges pour la location d’un écran géant LED ?

Vous avez trouvé plusieurs prestataires pour la location de votre écran géant LED et vous souhaitez maintenant les consulter ? Avant de demander des devis, il est utile de préparer un cahier des charges.

Ce document permet de présenter clairement votre événement, vos besoins et les contraintes du lieu. Il donne surtout aux prestataires une base commune pour construire leur proposition et vous permet ensuite de comparer les devis plus facilement.

Bonne nouvelle : vous n’avez pas besoin d’être spécialiste des écrans LED pour rédiger un cahier des charges. Votre rôle est de décrire votre projet. Le prestataire pourra ensuite vous conseiller sur les caractéristiques techniques.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour un écran géant LED ?

Une location d’écran géant LED peut comprendre bien plus que la fourniture de l’écran. Transport, structure, montage, processeur vidéo, câblage, régie, technicien ou encore démontage peuvent être nécessaires selon l’événement.

Sans cahier des charges précis, deux prestataires peuvent donc vous proposer des prestations assez différentes, avec des tarifs difficiles à comparer.

Le cahier des charges permet de définir le besoin dès le départ et d’éviter les oublis. Il constitue également une première base de discussion avec le prestataire, qui pourra identifier les éventuelles contraintes techniques avant d’établir son devis.

Quelles informations faut-il donner au prestataire ?

Commencez par présenter simplement votre événement : sa nature, sa date, son lieu, ses horaires et le nombre de personnes attendues. Précisez également l’utilisation prévue de l’écran : diffusion de vidéos, présentations, retransmission caméra, affichage publicitaire, scénographie ou plusieurs de ces usages.

Le lieu doit ensuite être décrit avec suffisamment de précision. Indiquez notamment si l’écran sera installé en intérieur ou en extérieur, où il sera positionné et si une scène ou une structure existe déjà. Des photos ou un plan du site peuvent être particulièrement utiles pour permettre au prestataire de comprendre rapidement la configuration.

La distance entre l’écran et le public est également une information essentielle. Elle permet notamment de déterminer le niveau de définition et le pitch LED adaptés au projet.

Faut-il choisir soi-même la taille et le pitch de l’écran ?

Pas forcément, si les dimensions sont imposées par votre scène ou votre espace disponible, vous pouvez naturellement les indiquer dans votre cahier des charges. En revanche, si vous n’avez pas encore défini précisément la taille de l’écran, il est préférable de donner vos contraintes et de laisser le prestataire vous recommander le format approprié.

La même logique s’applique au pitch. Il est plus pertinent de communiquer la distance de vision et l’utilisation prévue que d’imposer une caractéristique technique sans savoir si elle correspond réellement à votre événement.

Un bon cahier des charges doit donc permettre au professionnel de proposer une solution, et pas uniquement de répondre à une liste de caractéristiques déjà figées.

Quels contenus seront diffusés sur l’écran ?

Le type de contenu doit être précisé, car il peut avoir une incidence importante sur la configuration technique.

Indiquez si vous prévoyez des vidéos, des présentations, des images ou une retransmission en direct. La présence de plusieurs ordinateurs, de caméras, d’une régie vidéo ou de plusieurs sources doit également être signalée.

Ces informations permettront au prestataire de déterminer les équipements nécessaires pour gérer correctement la diffusion.

La préparation des fichiers doit elle aussi être anticipée. Le format et la résolution des contenus dépendent de la configuration finale de l’écran. Notre article consacré au format des fichiers pour écran géant LED détaille les principaux points à vérifier avant de préparer vos contenus.

Faut-il prévoir un technicien ?

La présence d’un technicien dépend principalement de la complexité du projet. Pour une diffusion simple avec des contenus préparés à l’avance, l’installation, le paramétrage et les tests peuvent parfois suffire.

En revanche, pour des présentations en direct, une conférence avec du public, plusieurs sources vidéo, une régie ou une retransmission, il peut être intéressant de prévoir un accompagnement technique pendant l’événement. Si la présence permanente d’un technicien n’est pas nécessaire, une astreinte technique peut notamment être une bonne solution : le technicien reste disponible en cas de problème ou de besoin ponctuel pendant l’événement, pour un coût généralement bien inférieur à une présence technique continue.

Cette option peut par exemple être proposée sous la forme d’une astreinte technique à 400 € HT, selon les conditions du prestataire. Il est donc utile de préciser dans votre cahier des charges si vous souhaitez un technicien présent sur place, une astreinte technique ou simplement une assistance lors de l’installation et des tests.

Si vous avez un doute, vous pouvez également laisser le prestataire vous recommander le niveau d’accompagnement le plus adapté à votre événement.

Quelles contraintes techniques et logistiques préciser ?

Le prestataire doit également connaître les principales contraintes du site. Les conditions d’accès, les horaires de montage et de démontage, les possibilités de livraison et la présence éventuelle d’une structure existante sont notamment importantes.

L’alimentation électrique doit également être prise en compte. Si vous connaissez les prises ou tableaux disponibles et leur emplacement, indiquez-les. Si vous ne connaissez pas la puissance nécessaire pour l’écran, laissez simplement le prestataire déterminer ce besoin.

Pour une installation extérieure, les contraintes liées au vent et à la sécurisation de la structure doivent également être étudiées.

Que doit préciser le cahier des charges concernant la prestation ?

Pour obtenir des devis réellement comparables, il faut définir ce que vous attendez du loueur.

Précisez notamment si vous souhaitez une prestation comprenant le transport, le montage, le démontage, la structure, les équipements vidéo, les tests et la mise en service. Si vous avez besoin d’un technicien ou d’une assistance pendant l’événement, indiquez-le également.

Le devis pourra ainsi être établi sur un périmètre clairement défini, plutôt que sur la seule location du matériel.

Utilisez notre générateur de cahier des charges pour écran géant LED

Vous ne savez pas exactement quelles informations transmettre aux prestataires ? Nous avons créé un générateur de cahier des charges pour la location d’un écran géant LED.

L’outil vous permet de renseigner les principales informations concernant votre événement, le lieu, l’écran, les contenus et les besoins techniques. Vous obtenez ensuite un document structuré que vous pouvez utiliser pour consulter les prestataires.

Pourquoi faire relire son cahier des charges par un spécialiste ?

Même lorsque le cahier des charges est complet, certaines décisions restent difficiles à prendre sans connaître les contraintes techniques de l’affichage LED.

Le format, le pitch, la luminosité, la résolution ou encore les équipements nécessaires à la diffusion peuvent dépendre directement du lieu et de l'utilisation de l'écran.

C’est pourquoi il peut être intéressant de faire valider son besoin par un spécialiste avant de comparer les devis. Le prestataire peut ainsi identifier une éventuelle incohérence et proposer une configuration mieux adaptée.

Chez LED Visual Innovation, nous pouvons vous accompagner dès cette phase de préparation afin d’étudier votre projet et de déterminer la solution d’affichage LED la plus cohérente avec votre événement.

Un cahier des charges pour partir sur de bonnes bases

Rédiger un cahier des charges avant de demander un devis permet surtout de partir sur une base claire. Vous présentez votre événement, vos contraintes et votre besoin, tandis que le prestataire apporte son expertise pour déterminer la solution technique.

Il n’est donc pas nécessaire de maîtriser tous les aspects de l’écran géant LED. Plus votre description du projet sera précise, plus les prestataires pourront vous proposer des offres pertinentes et comparables.